Kennisbank
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie te bewaren. Maar hoe lang precies, wat valt eronder, en mag je alles digitaal opslaan? In dit artikel zetten we het op een rij.
De hoofdregel: 7 jaar
Je moet je administratie 7 jaar bewaren. De termijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Je administratie over 2026 bewaar je dus tot en met 2033.
Uitzondering: 10 jaar voor onroerend goed
Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of grond, geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Dat hangt samen met de herzieningsregels voor de btw op vastgoed.
Wat moet je bewaren?
Alles wat nodig is om je belastingaangiftes te controleren. Belangrijk zijn in ieder geval:
- verkoop- en inkoopfacturen, en kassabonnen;
- bankafschriften en je kasboek;
- het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- voorraadgegevens en de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie;
- contracten, offertes en belangrijke correspondentie;
- je kilometer- en urenregistratie.
Mag het digitaal?
Ja. Je mag papieren documenten scannen en digitaal bewaren, zolang de scan volledig en leesbaar is en je hem in de bewaartermijn kunt laten zien. Daarna mag je het papieren origineel weggooien. Er zijn een paar uitzonderingen, zoals de openingsbalans, die je in de oorspronkelijke vorm moet bewaren.
Bewaar je digitaal, zorg dan voor een goede back-up en voor een vaste mappenstructuur, bijvoorbeeld per jaar en per soort document. Dan vind je bij een controle alles snel terug.
Let op persoonsgegevens
De fiscale bewaarplicht gaat voor de privacywet. Gegevens die je voor de belasting moet bewaren, mag je dus 7 jaar houden. Gegevens die je niet meer nodig hebt en die niet onder de bewaarplicht vallen, ruim je volgens de AVG juist op.
Wat als je het niet bewaart?
Kun je bij een controle je administratie niet laten zien, dan mag de Belastingdienst je winst of omzet schatten. Jij moet dan bewijzen dat die schatting te hoog is, en dat is zonder administratie lastig. Bovendien kun je een boete krijgen.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen persoonlijk advies. Regels en bedragen kunnen veranderen; controleer de actuele situatie bij de Belastingdienst of vraag het na.